Arbeiten im Ausland – wie ist das eigentlich?

Dieser Artikel geht mit vielen Grüßen raus an meine Kollegen – und wird ein bisschen geschäftsmäßig! Nehmen wir die Lupe in die Hand und sehen genau hin: Ist es wirklich so anders oder unterscheiden wir uns doch nicht so ganz?

"Was machst du beruflich?", gehört wohl zu einer der beliebtesten Smalltalk-Fragen und wer mit „Spedition“ antwortet, kann direkt eine Erklärung nachschieben, denn vielen steht daraufhin ein Fragezeichen im Gesicht.

Kurzgesagt: Speditionskaufleute organisieren Transporte von A nach B. Von den Lebensmitteln die du im Supermarkt kaufst bis zu ganzen Maschinenplantagen – alles will irgendwie von hier nach dort (so will es der Kapitalismus!) und wir sind die Spezialisten, die sich darum kümmern, damit du schlussendlich dein Konsumverlangen stillen kannst. Oder deinen Hunger.

Während LKW in Europa die Masse macht und die Luftfracht den Weltmarkt bestimmt, bin ich in der oftmals (zu unrecht!) belächelten Sparte der Seefracht gelandet.

Im internationalen Transportbereich hat man entsprechend Kunden wie Kollegen auf der ganzen Welt verteilt. Da hat jeder so seine Lieblingsländer, sowie Länder, die er gerne vermeiden würde. Das bringt uns auch schon zum Knackpunkt: Wir Deutschen halten uns oft für etwas besseres. Mit der Aussage mag ich mich nun weit aus dem Fenster lehnen, das ist jedoch meine persönliche Auffassung nach fast zehn Jahren in der Branche. Dabei sagt das so natürlich niemand direkt.

Aber woran liegt das? Ich gehe davon aus, dass sich auch innerhalb eines nationalen Unternehmens überhebliches Verhalten zeigt – wenn Kunden dreimal nachfragen und die fünfte Änderung wollen, wenn Kollegen die Urlaubsvertretung verkacken oder verschiedene Abteilungen, die zusammenarbeiten müssen, sich gerne mal über die jeweils andere lautstark auslassen.

Nun ist das alles nicht ungewöhnlich – Menschen machen Fehler, Leute gehen einem auf die Nerven und der Negativity Bias der uns anlastet gepaart mit einem generellen Stresspegel auf der Arbeit führt wohl scheinbar unvermeidlich zu Aussagen wie „XY ist *hier beliebige Beleidigung einfügen*“.

In meiner Branche kann man das dann zusätzlich auf ganze Länder projizieren – und dadurch das wir in unseren deutschen Büros hocken und einfach nicht sehen wie die Leute dort arbeiten (oder arbeiten müssen!) und auch mit den Prozessen nicht vertraut sind, haben wir wenig bis kein Verständnis dafür, sondern regen uns – typischerweise stressbedingt – nur auf. Das ist immerhin der einfachste Weg sich Luft zu machen. Diese Kombination führt zu einer, nicht böswilligen jedoch unterschwelligen Überheblichkeit im Büro.

Das zeigt sich dann, das wir das Telefon einfach klingeln lassen, wenn wir sehen, die Nummer ist aus dem Ausland, weil so wichtig kann das Problem ja gar nicht sein oder der soll uns jetzt mal nicht auf den Nerv gehen. Das wir den fünften Reminder aus Indien löschen und uns fragen, wieso der Brasilianer seine Änderungswünsche nicht alle auf einmal schickt, sondern ich pro Korrektur einen weiteren Änderungswunsch zurückbekomme.

Das Verhalten ist kaum verwunderlich, denn in erster Linie stehen die eigenen Probleme und die eigenen Kunden in der Nähe im Vordergrund. Außerdem kennt jeder nur seinen eigenen Radius und auch wenn wir versuchen über den Tellerrand hinauszublicken, werden wir niemals alle Eigenheiten und Besonderheiten anderer Kulturen und Arbeitsweisen im Detail kennen können – auch wenn so mancher Kunde das durchaus von uns erwartet. 

In Peru hingegen habe ich das Gefühl, man sieht sich doch sehr auf einer Augenhöhe. Die Leute sind gedanklich offen, jedoch zurückhaltend was die Kommunikation auf Englisch betrifft.

Was war mein Bild von Südamerika generell? Bevor ich hierher kam dachte ich, es würde lockerer zugehen – das war mein Schubladendenken. Nicht so hektisch und stressig wie in Deutschland, sondern offener, herzlicher, direkter. Vielleicht glaubte ich auch, ich könnte ein wenig Ordnung mit herbringen – denn Sorgfalt und Genauigkeit sind doch des Deutschen Steckenpferd, oder nicht?

Arbeiten von 9 bis 5 mit 3 Stunden Fiesta dazwischen? Fehlanzeige. Der Südamerikaner ist ein Workaholic – die Arbeit steht an erster Stelle. In der Operative haben 3/4 einen Laptop, nicht um stattdessen mal zu Hause arbeiten zu können, sondern um zusätzlich zu Hause arbeiten zu können. Nicht selten lese ich am nächsten Morgen E-Mails von Kollegen, die abends um 9/10/11 noch beantwortet wurden. Die Kollegin geht pünktlich heim, kümmert sich um ihren kleinen Sohn und sobald der im Bett ist, wird der Laptop nochmal angemacht. Nicht selten komme ich als Letzte und gehe als Erste – zu spät kommen wird beobachtet, während länger bleiben als selbstverständlich erachtet wird. Die Leute tragen sich morgens in die Liste ein, jedoch abends häufig nicht aus.

In Peru wird auch viel mehr mit dem Handy gearbeitet: Whatsapp mit dem Kunden zu kommunizieren oder von überall und jederzeit aus erreichbar zu sein und zu telefonieren steht an der Tagesordnung. Ich denke sogar, das mehr mit dem Handy als mit dem Festnetz hantiert wird. Etwas, das ich in unseren deutschen Büros nicht gesehen habe.

Freundlich & Herzlich? Höflich? Direkt & Pampig? Was glaubt ihr?

Ob nun Kunde oder andere Beteiligte: „Amigo/Amiga“ (z. dt. Freund/Freundin) ist ein gängiger Ausdruck – dafür muss man sich nicht einmal besonders nahe stehen. Der Nachname wird nur seltenst benutzt. Am Telefon nehme ich eine unglaubliche Freundlichkeit war, gespickt mit Aussagen wie „eine große Bitte“ oder „sehr freundlich!“. Wenn mich jemand anruft, folgt üblicherweise erst ein Schwall Floskeln, ehe die Person zum Punkt kommt.

Ganz anders sieht es hier jedoch bei E-Mails aus! Gut, ausschweifende Höflichkeitsfloskeln gibt es auch hier zu genüge.

Ein kurz gehaltenes Beispiel:

Deutschland:

Hallo XY,

Anbei die Zahlung, bitte um Bestätigung.

Vielen Dank!

Peru:

Liebe/r XY, Guten Tag,

Bitte um Ihre Unterstützung, die angehängte Zahlung an uns zu bestätigen.

Wir bleiben weiterhin aufmerksam auf Ihre Kommentare.

Auch wenn diese Form durchaus üblich ist, hält man sich noch viel häufiger kurz.

Nicht selten wird entweder der Name weg gelassen oder nur der Name geschrieben, was ich an sich schon als unhöflich empfinde, hier aber der Standard ist. Auch Ein-Wort-Antworten wie „Notiert“ oder „Erhalten“ sind gängig – und natürlich immerzu mit jedem Hanswurst in Kopie!

Man gewöhnt sich nur schwer an diese Kopie-Kultur. Am Anfang wusste ich nie, muss ich jetzt was machen? Der Agent? Hat der Kollege das auf dem Schirm? Ja, was denn nun?! Anstatt das uns der Kunde nach der Beladung die Daten gesammelt schickt, sind wir in jede E-Mail zwischen ihm und seinem Zollagent (der üblicherweise auch den Transport organisiert) einkopiert, einschließlich Liveticker wo sich der LKW gerade befindet. Verkäufer werden gerne vom Kunden in Buchungen der Operative reingenommen und wenn eine Sendung mal heiß läuft, sind mir nichts dir nichts fünf, sechs Leute bei uns involviert.

Spanische E-Mails klingen in meinen Ohren oft total  pampig – trotz aller Höflichkeitsfloskeln. Ob das nun an der Art der Leute liegt oder daran, das Spanisch für mich noch so neu ist, muss ich noch herausfinden.

Diese Aussage stammt von meiner Chefin, die als Peruanerin selbst jahrelang in Deutschland gelebt und gearbeitet hat. Wie sehen diese Unterschiede nun aus? [Hier habe ich einen deutsch vs peruanisch Vergleich anhand von Fallbeispielen gemacht]

Um Korruption und Drogenhandel vorzubeugen, müssen Dokumente in der Regel im Original, gestempelt und unterschrieben vorgelegt werden. Damit wir international auch ordentlich arbeiten können, ist unsere Firma BASC zertifiziert – hier erfolgt einmal im Jahr eine genaue Prüfung der Prozesse, Ordnung und Mitarbeiter. Dafür musste ich unter anderem einen Drogentest ablegen!

Auch wird ein Großteil der Zahlungen auf Vorkasse abgewickelt. Der Überweisungsbeleg muss häufig vorgelegt werden, damit Dokumente und/oder Ware freigegeben werden oder auch nur eine Änderung angestoßen wird. Dann laufen wir den Rechnungen (oder dem gestempelten Frachtbrief) aber erstmal hinterher.

Als Spediteur in Deutschland organisieren wir im Grunde alles von Abholung bis zum Schiff bzw. abgehend vom Schiff verzollt bis zum Kunden.

In Peru hat der Kunde für jede Aufgabe einen anderen Unternehmer – und alle schreiben sie durcheinander. Auch wir müssen uns mal an den Reeder direkt, mal an seinen Hafenagenten wenden. Selbst nach einem halben Jahr habe ich dabei noch einen Knoten im Kopf, dabei dachte ich mich in der Speditionswelt auszukennen. Die Branche vielleicht, doch wie stark Land & Leute das eigene Wissen auf den Kopf stellen können, hat sich mir nun gezeigt.

Dadurch, das hier viele Sachen notwendig sind (oder gemacht werden), hat man in Peru eine viel langsamere Abwicklung – und dadurch generell eine gewisse Aufschiebmentalität. Dieses Phänomen gleichzeitig mit der Dedikation zur Arbeit, stößt mich teilweise vor den Kopf.

Wie man es auch dreht und wendet, die Arbeit ist gleich und gleichzeitig anders. Die Arbeitsweise ist es auf jeden Fall. Man ist viel mehr personenbezogen und jeder arbeitet ein wenig unterschiedlich. Sorgfalt ist jedoch genauso wichtig oder sogar wichtiger, immerhin ist die Korrektur von Fehlern auch um ein Vielfaches langwieriger.

Identisch ist das Interesse an Wachstum und Beständigkeit sowie die steten Bemühungen die Prozesse zu verbessern und zu vereinfachen. Auch den Peruanern selbst ist bewusst, das einiges sehr umständlich ist und der Wille zur Veränderung ist da, nur ist der Weg auch hart und an externen Faktoren lässt sich nur schwer rütteln. Man setzt sich ebenso zusammen und überlegt, wo sich ansetzen lässt. Die machen hier nicht „irgendwas“ – das hat Hand und Fuß und bezieht sich klar auf die gegebenen Hindernisse.

Und eine Sache ist genau gleich: Die Kunden sind ebenso nervig, penetrant und wünschen sich Zauberkräfte von uns ;-) Von wegen gechillt und entspannt – da steht Peru Deutschland in nichts nach!